Et si (pour une fois) Elon Musk avait raison ?

5 janvier 2023 • Actualité • • par Donatienne Vandeuren

La réunionite est depuis de nombreuses années, l’objet de commentaires et d’analyse. On pouvait donc compter sur Elon Musk pour s’emparer du sujet avec son sens de la nuance. Et si pour une fois il avait raison ?

La réunionite : une préoccupation constante

Une étude menée par la société Barco et Circle Research et reprise dans de nombreux médias auprès de 3000 salariés(e)s de bureau dans 8 pays différents, a fait apparaître que seul 44% du temps passé en réunion est jugé utile par les participants. Or, en moyenne les réunions durent 48 minutes, à raison d’une dizaine de réunions par semaine, ce qui représente 8 heures consacrés uniquement aux réunions par semaine. 

Une autre étude de 2018 constate que les cadres français passent 27 jours par an en réunion soit quasiment autant qu’en congés payés. Et si 36% des personnes interrogées dans le cadre de cette étude jugent que la réunion est le format le plus adapté pour prendre des décisions importantes, 50% d’entre eux jugent que celle-ci est rarement correctement préparée, 78% affirment que leurs opinions ne sont rarement voire jamais prises en compte lors de décisions importantes. Et 48 % n’adhèrent finalement pas aux décisions prises.

Dans cette même étude, un cadre sur 3 reconnait même s’être déjà endormi en réunion…. Les études se suivent donc et se ressemblent sans que la dérive ne cesse.

La recette d’Elon Musk :

Elle a été délivrée par Elon aux employés de Tesla le 25 novembre et a fait l’objet de nombreux commentaires :

1. Evitez les grandes réunions, elles découragent le débat
2. Quittez les réunions ou vous n’apporterez rien. Ce n’est pas impoli de partir…
3. Oublier la chaîne hiérarchique pour communiquer avec vos collègues
4. Soyez clair plutôt qu’intelligent. Pas de jargon.
5. Renoncez aux réunions régulières – envoyez plutôt des SMS ou des courriels
6. Soyez pratiques, ne suivez pas la règle, mais les objectifs de la société.

Au-delà de la tendance provocatrice de son auteur, ces conseils ont le mérite de s’adresser aux collaborateurs et d’ainsi dépasser les sempiternelles « 5, 10, 20 conseils aux parfaits managers pour rendre des réunions efficaces ».  

Redonner aux collaborateurs une liberté de parole et d’action, les inciter à privilégier le fond sur la forme sont des pistes intéressantes. On peut cependant regretter que plutôt que susciter le dialogue, Elon a une fois de plus préféré les injonctions vaguement mâtinées de menaces.

Et d’autres pistes…

L’étude de Barco et Circle Research a fixé le temps idéal que devrait durer chaque réunion pour être efficace et il serait de seulement 21 minutes. Ce type de conseils reste cependant quelques peu théorique : une réunion sur un point ponctuel peut difficilement être comparer à une réunion annuelle ou à un brainstorming.

Une piste intéressante est celle mise en place au sein de la Colloc’ à Lorient qui demande à tous les intervenants d’une réunion de faire un « podcast » avec une durée maximale pour que les informations nécessaires à une réunion soient connues de tous avant celle-ci avec la possibilité de les écouter par exemple lors de trajets ou au rythme qu’on souhaite. (Voir l’article de la Colloc sur le sujet)

Ce que nous apprend cette démarche c’est qu’au-delà du constat du fait que la durée de réunion est bien souvent inversement proportionnelle à son efficacité, peut-être que la solution est d’arrêter de se focaliser sur la durée et de laisser plus de place à l’imagination en abandonnant les conseils « clés en main ».

L’efficience d’une réunion peut dépendre de son horaire, du jour, de ce qui est dit avant, pendant de ce qui sera fait après…on parle souvent des objectifs mais la solution est peut-être de partir des besoins des personnes qui travaillent car finalement ce sont elles qui savent le mieux ce qui les aiderait.

Et si on organisait un échange avec l’aide de Workcare pour en discuter ?