Le « Flex Office » est il compatible avec la QVCT ?

20 avril 2023 • Autres... • Lecture : 3 min • par Donatienne Vandeuren

Le pitch

Le flex office est une version « moderne » de l’organisation sur le lieu de travail. Appelé aussi bureau flexible, ce nouveau mode de management est présenté comme « basé sur la confiance plutôt que sur le contrôle, et sur le bien-être au travail ». Vérifions donc, alors le « Flex Office » est il compatible avec la QVCT ? (Qualité de Vie et des Conditions de Travail).

Après la révolution qu’a été l’apparition des Open spaces, avec la généralisation du télétravail, la nouvelle tendance est celle du Flex office et cela ne va pas sans poser de nombreuses questions.

Une tendance américaine

Outre atlantique, le mouvement a débuté dans les années cinquante avec l’idée d’un bureau paysager des frères Eberhard et Wolfang Schnelle . 

Cet idéal a cependant été confronté au pragmatisme et a glissé vers un espace nettement plus sobre et dépouillé, certains diraient déshumanisé.

En 1968, un compromis a été trouvé par le designer américain Robert Probst qui imagine le ”cubicle” à savoir un espace ouvert mais néanmoins structuré par des cloisons d’1m50 .

Une telle organisation a longtemps été vue comme une spécifité américaine aux travers de films tels que Wall Street, Working girl ou présentant les salles de rédactions de grands quotidiens.

Qui va être adoptée en Europe 

En France, les progrès informatiques et de télécommunications ont marqué a fin des sténodactylos tapant à la chaîne dans des locaux ressemblants à des classes surchargées ou de la promiscuité des standardistes et le début de l’ère du bureau individuel ou au maximum d’une cohabitation à deux ou trois.

Pourtant dans les années 1980, l’influence américaine, le prix de l’immobilier et les changements d’approche managériale moins pyramidale et privilégiant les projets transversaux vont amener à décloisonner les entreprises au sens propre comme au figuré.

Ainsi en 2015 seuls 34 % des salariés disposeraient d’un bureau individuel d’après l’étude réalisée en 2015 pour l’Observatoire de la qualité de vie au bureau (Actineo)

Cette mutation n’a pas manqué de susciter des craintes. Les conseils et même kits contenant des boules quies pour survivre en open space ont fleuri dès 2008 avant de peu à peu constituer la norme.

De l’Open space au Flex office

Dès 2009, notamment dans les grands cabinets de consultants où de nombreux salariés passaient plus de temps chez des clients qu’au siège social, une nouvelle pratique va émerger : celle du « bureau à temps partagé que ses détracteurs ont rebaptisé SBF « sans bureau fixe ».

Concrètement, cela signifie qu’un salarié n’a plus d’espace propre et que l’entreprise propose des postes de travail flexibles. 

La pandémie et la généralisation du télétravail ont accéléré cette mutation ce qui ne va pas sans poser de problèmes : autant un salarié passant 80 % de son temps chez des clients ou en déplacements peut ne pas ressentir le besoin d’avoir un espace attitré, autant quand c’est l’inverse et qu’il continue à passer la majorité de son temps dans l’entreprise, cette suppression peut susciter de nombreuses difficultés.

Et la QVCT dans tout ça ?

Les arguments en faveur de cette évolution sont nombreux : réduction des loyers, coût d’entretiens, sobriété énergétique, volonté de communiquer entre services, de favoriser les projets …le flex office serait donc le reflet de l’évolution de la société et du travail.

Sauf que tous ces avantages se situent dans une vision collective du travail parlant d’ « effectifs » plus que d’ « individualités » et rapidement se pose la question de la Qualité de Vie et de Conditions de Travail.

Ne plus pouvoir personnaliser son bureau, devoir en permanence s’adapter à de nouveaux « voisins », revivre le stress et parfois le traumatisme de la cantine où les places étaient « réservées » pour des copines/copains et renvoyaient les moins « populaires » à leur solitude et à leurs difficultés d’intégration, quid de l’ergonomie des postes de travail quand tout devient standardisé ? Voici quelques-uns des problèmes soulevés.

De nombreux articles récents se sont fait échos de ces difficultés et de risques que cela peut entraîner sur l’ambiance de travail.

La flexibilité passe avant tout par le dialogue

Tout changement entraîne une période d’instabilité, de questionnement et d’insécurité et c’est encore plus vrai lorsqu’il s’agit de demander à des personnes de s’adapter à leur environnement alors même qu’intuitivement on voudrait que ce soit le contraire.

Comme on l’a exposé, les arguments rationnels et financiers sont nombreux et une direction pourrait être tenté de balayer les craintes au motif que finalement les salariés râlent mais ils finiront bien par s’y faire.

C’est oublier qu’au-delà d’une décision de principe, le plus important c’est de pouvoir affronter les difficultés ou questions qu’elle suscite afin de trouver des solutions pour atténuer voir éliminer les effets négatifs de celle-ci.

La question n’est donc pas tant « pour ou contre le flex office » que d’oser reconnaître que tout changement nécessite autant de dialogue que d’imagination pour réfléchir ensemble à ce changement et co-construire un nouveau modèle. 

C’est aussi ouvrir le champ des possibilités en se disant qu’une idée n’est bonne que si elle résiste au test impitoyable qu’est sa concrétisation.

Workcare peut accompagner ces changements en mesurant les 21 éléments qui ont été identifiés comme influençant l’ambiance de travail au collectif et la QVCT et permettre l’initiation d’un dialogue, seule voie pour non seulement mettre en place des plans d’actions mais également les réévaluer.

Comme disait Nelson Mandela « je ne perds jamais, soit je gagne, soit j’apprends » et Workcare permet d’apprendre et de gagner !

Mots clés : organisation en flex office; flex office; flex office : avantages inconvénients; espaces de travail; questce que le flex office