Comment créer un questionnaire RH ? Carnet de Bord #2

13 octobre 2022 • Carnets de bord • • par Renaud Guinchard

Second « carnet de bord » sur l’histoire de Workcare. Aujourd’hui nous allons revenir aux origines du questionnaire, à nos tâtonnements et à son évolution. Comment avons-nous commencé à mettre en place ce dernier ? Comment dépouiller et analyser des données RH sur l’ambiance de travail ?

L’objectif d’un questionnaire

Il est important de noter que le questionnaire (ou le relevé de positionnement comme nous préférons l’appeler), n’est que la partie visible de l’expertise du cabinet. C’est la première partie d’une démarche d’accompagnement d’une organisation.

C’est pourtant une étape essentielle ! Non seulement elle doit permettre de comprendre le ressenti des personnes, mais surtout elle doit donner envie à celles-ci d’adhérer au concept et de se sentir concernées. C’est tout simplement la 1^ère impression, et celle-ci dernière est primordiale.

On pourrait comparer ceci au développement d’une voiture. On préfèrera toujours choisir une « jolie » voiture, du moins une voiture à notre goût. Cette considération cosmétique n’a que peu d’importance en cas de danger sur la route. Etonnamment, peu de personnes s’extasient du travail d’ingénierie des freins d’une voiture (et pourtant c’est passionnant).

Il en est de même pour Workcare, si les personnes ne voient pas l’intérêt des questions ou de la façon de se positionner, ils n’auront aucune raison d’y consacrer du temps. D’où la nécessité de rendre cette première impression et l’expérience utilisateur aussi plaisantes que possible.

Pourtant ces questions ne sont que la partie apparente de l’outil, le travail de fond étant le traitement de ces données pour en tirer des informations fiables et utiles tout en préservant la confidentialité des répondants.

2015 – Les premiers questionnaires.

La première utilisation du questionnaire était en 2015. Ce premier test ne passait alors pas par une solution numérique. Il s’agissait d’un fichier Word, listant les différentes questions. Lors de ce 1^er essai, les participants ne le remplissaient même pas eux-mêmes, cela était assuré par un consultant lors d’entretiens individuels. Cette première ébauche servait principalement de guide d’entretien individuel afin d’ouvrir la discussion sur certains sujets.

Puis en 2016, à la demande d’une entreprise assez conséquente en termes de ressources humaines, nous avons pris la décision d’adapter le questionnaire papier pour qu’il puisse être complété en autonomie, sans l’intervention d’un consultant.

Chaque réponse faisait état d’un appui ou d’une carence de l’ambiance de travail. Chaque question se basait sur une échelle de 1 à 10.

• De 0 à 5 on était plutôt sur l’ordre d’une « carence »,
• De 5 à 10 sur un « appui » de l’ambiance de travail.

Cela restait très basique :  les réponses étaient ensuite dépouillées, à la « main », une par une puis reportées dans un tableur. Les données étaient ensuite compilées et permettaient de déterminer un niveau moyen pour chaque tri préalablement déterminé. (Service, lieu de travail, profil).

Cette première expérience bien qu’artisanale a été un succès. Nous nous sommes donc lancés avec enthousiasme dans une phase d’amélioration continue.

Une de mes premières missions (outre notre 1^re plaquette commerciale que vous pouvez admirer dans le 1^er carnet de bord – Comment ça vous ne l’avez pas lue ?) a été de numériser le questionnaire et d’en automatiser l’analyse des réponses, pour éviter toute erreur.

Le passage au numérique.

Nous avons commencé avec Google Form, qui avait le mérite d’être agile, gratuit et complet. La transition s’est faite rapidement, le relevé était techniquement assez simple.

La partie sur l’analyse s’est révélée bien plus complexe. Je vous épargne les détails techniques mais nous avons développé un petit « logiciel » codé en VBA/VSTA* sur Microsoft Excel, permettant d’interpréter la multitude des réponses sans erreurs.

Ce système a très bien fonctionné pendant 2 ans. Il nous a également permis d’améliorer la précision des questions.

*un grand merci à mon ami Thomas pour son aide à ce sujet, si jamais tu passes par là 😉

De l’échelle au curseur

Cependant, nous nous sommes retrouvés confrontés à un problème : nous martelions sans cesse que les chiffres sur le relevé n’étaient pas une note :

Mais le principe d’une échelle linéaire de 1 à 10 venait contredire cette affirmation.

Il se heurtait également à un autre constat : toutes les problématiques ne se trouvait pas dans un référentiel binaire. Ce n’était pas « bien » ou « mal ». A notre sens le positionnement, c’était plutôt deux potentielles situations inadéquates, qu’on pourrait résumer vulgairement de « insuffisant « à « trop » en passant par une zone d’équilibre. En d’autres termes le « bien » est une zone d’équilibre entre ces deux excès.

Nous avons alors réfléchi à un système à trois entrées permettant de quantifier les éventuels « carences » ou « excès » et de respecter un modèle basé sur l’équilibre d’un item tout en s’affranchissant des chiffres.

Dans mes recherches pour écrire cet article, j’ai retrouvé une 1^re ébauche de ce système, datant de 2016.

Le projet a pris quelques années à se développer. En 2018 nous avons enfin lancé le développement du questionnaire qui allait être la base de la nouvelle démarche iXa. Nous avons alors travaillé avec un prestataire extérieur, Azimut, situé à Larmor Plage.

Le développement a pris fin en novembre 2018 et les possibilités de réponse ont été représentées sous forme d’un demi-cercle coloré et d’un curseur allant de « trop peu » à « trop » en passant par « suffisant ».

Un souci d’amélioration constant

Le relevé et ses questions n’ont cessé d’évoluer depuis, chaque mesure nous permettant d’obtenir des témoignages et suggestions pour nuancer les questions et/ou propositions de réponses.

Au fil du temps, et sur base des retours des utilisateurs, le curseur à subi des améliorations cosmétiques & l’environnement de réponse s’est enrichi de fonctionnalités diverses comme une FAQ, des aides à la compréhension des questions, un tutoriel, une barre de progression ainsi que des améliorations techniques comme une version responsive permettant de répondre sur mobile par exemple.

Quant aux jeux de questions, ils se sont étoffés pour s’adapter aux différentes organisations (entreprise privée ou publique, administration, …), secteurs d’activités (industrie, artisanat, services…) et aux différents profils (responsabilité de management ou non, Direction, Codir,…).

Certes, nous n’avons pas réinventé les questionnaires, il en existe en ligne depuis bien longtemps. Mais nous avons développé notre propre système répondant à des contraintes spécifiques. Notre expérience de terrain nous confirme systématiquement l’utilité et l’originalité de notre démarche qui vise à interroger l’ambiance de travail aux travers de 21 critères, sans effet ‘note’, afin de prévenir les RPS et d’améliorer les QVCT de tout type d’organisation.

Ça valait bien quelques années de réflexion continue et surtout ça nous conforte dans cette logique de progression constante.

• Rendez-vous le mois prochain pour un nouvel article. Le sujet n’est pas encore bien défini, mais je parlerai surement de la création de la maison et de ses différentes variantes dans le temps.
• D’ici là, n’hésitez pas à commenter, et nous dire si ces « carnets de bord » abordés sur une note plus légère et directe vous intéresse.  

La photo d’illustration à été générée par l’IA Dall-E2 / « Painting – Titouan Lamazou Style – a boat sailing – log book »